UDF Birleştirme

Neden birleştirilir?

Bir dilekçeye çok sayıda ek koymanız gerektiğinde, aynı konudaki birkaç yazıyı tek belgede toplamak istediğinizde ya da müvekkilinize tek bir dosya göndermek istediğinizde birleştirme işinizi kolaylaştırır. Ayrıca birçok belgeyi tek baskı işiyle yazdırmanın da en pratik yoludur. Uygulamada UYAP'tan bir dilekçeye eklenebilecek dosya sayısının sınırlı olduğu yönünde kullanıcı bildirimleri var; resmî bir sayı doğrulayamadık, ancak birleştirme bu tür sınırlarla karşılaştığınızda bir çözüm olabilir.

Tek UDF mi, tek PDF mi?

Araç iki farklı çıktı verir; ihtiyacınıza göre seçin:

• Tek UDF: UDF dosyalarını (ve dilerseniz Word, ODT, RTF, TXT gibi metin belgelerini) tek bir UDF'de birleştirir. Sonuç UYAP Doküman Editörü'nde düzenlenip imzalanmak içindir. Metin düzenlenebilir kalır.
• Tek PDF: UDF, PDF, Word, görsel ve TIFF dosyalarını karışık olarak tek bir PDF'te toplar. PDF dosyaların sayfaları olduğu gibi eklenir. Paylaşmak, arşivlemek ve yazdırmak içindir.
• E-imzalı belgeleri birleştiriyorsanız ve amacınız yalnızca okumak ya da paylaşmaksa tek PDF daha doğru seçimdir.

E-imzalar ne olur?

E-imza, imzalandığı UDF'nin içeriğini kapsar; içerik bir harf bile değişirse imza artık o içeriğe ait olmaz. Birleştirme yeni bir içerik ürettiği için kaynak belgelerdeki e-imzalar birleştirilmiş dosyaya taşınmaz; sonuç imzasızdır. Araç, kaynak belgelerden kaç tanesinin e-imzalı olduğunu da size söyler. Birleştirilmiş bir UDF'yi UYAP'a göndermek istiyorsanız editörde yeniden imzalamanız gerekir. Kararların ve tutanakların imzalı asıllarını mutlaka ayrıca saklayın.

Aynı nedenle, belgelerde varsa UYAP evrak doğrulama kodu da birleştirilmiş UDF'ye taşınmaz: kod belirli bir belgeye aittir ve yeni dosyada yanıltıcı olur.

Sayfa düzeni, üst bilgi ve sıralama

Bir UDF belgesinde tek bir sayfa düzeni (kâğıt boyutu, kenar boşlukları) ve tek bir üst/alt bilgi bulunur. Birleştirdiğiniz belgelerin düzenleri farklıysa birleştirilmiş UDF'de ilk belgenin düzeni kullanılır; araç bu durumda sizi uyarır. Bu yüzden belgeleri sıralarken, düzenini korumak istediğiniz belgeyi en başa koyun. Tek PDF çıktısında bu kısıt yoktur: her belge kendi sayfa düzeniyle eklenir.

“Belgelerin arasına sayfa sonu ekle” seçeneği her belgenin yeni bir sayfadan başlamasını sağlar; ekleri birbirinden ayırmak için önerilir. “Boş belgeleri atla” seçeneği yanlışlıkla eklenen boş dosyaları sonuca katmaz.

Editörde kontrol

UYAP Doküman Editörü 5.4.20 ile test edildi: ürettiğimiz dosyalar editörde açılıyor ve metin eksiksiz geliyor. Birleştirilmiş UDF, indirilmeden önce kendi okuyucumuzla yeniden açılarak yapısal olarak denetlenir; sonuç ekranında karakter ve paragraf sayıları gösterilir. Yine de dosyayı göndermeden önce editörde açın, sayfa sırasını ve geçişleri kontrol edin, sonra imzalayın.

Çok sayıda UDF'yi birleştirmek yerine her birini ayrı PDF olarak almak istiyorsanız toplu UDF PDF çevirme aracını kullanın. Taranmış TIF evrak ve fotoğrafları birleştirmek için TIF PDF çevirme daha fazla yerleşim seçeneği sunar.

Örnek kullanım senaryoları

Birleştirmenin en sık işe yaradığı durumlardan bazıları:

• Dilekçe ile ekleri tek dosyada: dilekçe UDF'si ve Word'de hazırlanmış ek listesi tek UDF'de, sonra editörde tek imza.
• Müvekkile dosya özeti: karar, bilirkişi raporu ve ilgili tutanaklar tek PDF'te, istediğiniz sırada.
• Delil klasörü: UDF belgeler, PDF dekontlar ve telefon fotoğrafları tek PDF'te.
• Kâğıt dosya: onlarca evrakı tek baskı işi olarak yazdırmak için tek PDF.
• Bilirkişi raporu: bölümler ayrı ayrı hazırlandıysa tek UDF'de birleştirip editörde son kontrol.

Word ve metin belgelerini de katmak

Tek UDF çıktısı yalnızca UDF kabul etmez: Word (DOCX), ODT, RTF, TXT gibi metin belgeleri de birleştirmeye eklenebilir; bunlar önce UDF'ye çevrilip sonra sıradaki yerlerine konur. Bu, örneğin bir UDF dilekçenin sonuna Word'de hazırladığınız bir tabloyu eklemek için pratiktir. PDF ve görseller ise UDF'nin metin yapısına çevrilemediği için yalnızca tek PDF çıktısında kullanılabilir; araç böyle bir dosyayı tek UDF listesine eklediğinizde sizi uyarır.

Sonuç ekranı ve dosya adı

Birleştirme bittiğinde sonuç ekranı, birleştirilmiş belgenin karakter ve paragraf sayısını, varsa sayfa düzeni ve e-imza uyarılarını gösterir. Dosya “Birleştirilmiş belge” adıyla iner; indirdikten sonra dilediğiniz gibi yeniden adlandırabilirsiniz. Sonucu indirmeden önce görüntüleyicide açıp sırayı kontrol etmek de mümkündür. Bütün işlem tarayıcınızda yapılır; birleştirilen dosyalar hiçbir yere gönderilmez ve sekmeyi kapattığınızda bellekten silinir.