PDF Şifreleme (PDF'e Parola Koyma)

Müvekkil belgelerini parolayla göndermek

Sağlık raporları, nüfus kayıtları, banka dökümleri ve ticari sözleşmeler kişisel ya da gizli bilgi içerir. Bunları e-postayla ya da mesajlaşma uygulamasıyla gönderirken dosyaya parola koymak, iletinin yanlış kişiye gitmesi ya da bir hesabın ele geçirilmesi gibi durumlarda ek bir koruma katmanı sağlar. Parolalı PDF'i açmak için alıcının yalnız bir PDF okuyucusuna ve parolaya ihtiyacı vardır; ek program gerekmez.

Kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülüklerin hangi önlemlerle karşılanacağı somut duruma göre değişir; parola tek başına her durumda yeterli olmayabilir. Bu araç, alınacak önlemlerden birini kolaylaştıran bir yardımcıdır.

AES-256 şifreleme

Araç, PDF standardının desteklediği en güçlü yöntem olan 256 bit AES şifrelemeyi kullanır. Bu yöntem Adobe Acrobat Reader, tarayıcıların PDF görüntüleyicileri ve güncel telefon uygulamaları tarafından açılır. Şifreleme, açık kaynaklı qpdf kütüphanesinin tarayıcı için derlenmiş sürümüyle cihazınızda yapılır. Eski ve zayıf yöntemler (40 ya da 128 bit RC4) kullanılmaz.

İzinler gerçekten korur mu?

Yazdırma, kopyalama ve değiştirme kısıtlamaları PDF okuyucularının uyduğu kurallardır. Yaygın programlar bunlara uyar, ancak her program uymak zorunda değildir ve kısıtlamalar belgeyi açabilen biri tarafından aşılabilir. Bu yüzden asıl koruma açılış parolasıdır. İzinleri değiştirebilmek için ayrı bir izin parolası belirleyebilirsiniz; boş bırakırsanız açılış parolası kullanılır.

İyi parola seçmek ve paylaşmak

Şifrelemenin gücü parolanın gücüne bağlıdır:

• En az 8–10 karakter kullanın; harf, rakam ve işaretleri karıştırın.
• Doğum tarihi, T.C. kimlik numarası ya da dosya numarası gibi tahmin edilebilir bilgiler kullanmayın.
• Parolayı dosyayla aynı e-postada göndermeyin; telefonla, SMS ile ya da başka bir kanaldan iletin.
• Aynı parolayı bütün müvekkiller için kullanmayın.

Alıcı dosyayı nasıl açar?

Şifreli PDF, alıcının bilgisayarında ya da telefonunda açılırken parola sorar. Adobe Acrobat Reader, Chrome, Edge, Firefox ve Safari'nin yerleşik PDF görüntüleyicileri, macOS Önizleme, iPhone'un Dosyalar uygulaması ve Android'deki yaygın PDF uygulamaları AES-256 şifreli dosyaları açar. Çok eski bir programda açılmazsa alıcıdan güncel bir PDF okuyucusu kullanmasını isteyin.

Kurumların belge yükleme sistemleri parolalı dosyaları işleyemeyebilir; bir portala ya da UYAP'a yükleyeceğiniz belgeyi parolalamayın. Parola, e-posta ve mesajla gönderilen dosyalar içindir.

Şifrelemeden önce yapılacaklar

Şifreli bir dosya üzerinde sonradan değişiklik yapmak için önce parolayı kaldırmak gerekir. Bu yüzden birleştirme, sayfa numarası, filigran ya da küçültme gibi işlemleri parolayı koymadan önce bitirin. Dosya büyükse önce PDF küçültme aracıyla boyutunu düşürün: şifreleme dosyayı küçültmez, şifreli dosya ise artık sıkıştırılamaz.

Parola her zaman yeterli mi?

Parola, dosyanın yanlış ellere geçtiği durumda içeriğin okunmasını zorlaştırır; ancak parolayı bilen herkes belgeyi açabilir ve parolasız bir kopyasını oluşturabilir. Çok hassas belgelerde paylaşımı gereken en az kişiyle sınırlamak, gereksiz kişisel verileri belgeden çıkarmak ve paylaşımdan sonra dosyayı silmek gibi önlemleri parolayla birlikte düşünün.

Belgeyi yalnız bir bölümüyle paylaşmanız yetiyorsa önce PDF bölme aracıyla gerekli sayfaları ayırın; daha az bilgi paylaşmak, en güçlü parolanın bile ötesinde bir korumadır. Belgenin niteliğini belirtmek için PDF filigran ekleme aracıyla “GİZLİ” ya da “Yalnız … için” gibi bir not da düşebilirsiniz.

Telefonda parola koymak

Sayfayı telefonunuzun tarayıcısında açıp PDF'i seçin, parolayı iki kez yazın ve şifreli dosyayı kaydedin. Sonuç kartındaki “Paylaş” düğmesiyle dosyayı doğrudan e-postaya ekleyebilirsiniz; parolayı ise ayrı bir mesajla ya da telefonla iletin.

Şifreli dosyanın özellikleri

Şifreleme yalnız erişimi kısıtlar; sayfaların görünümü, metin, yer imleri ve bağlantılar olduğu gibi kalır. Dosya boyutu neredeyse değişmez. Belgeyi açan kişi parolayı girdikten sonra, izin kısıtlamalarına uyan her PDF okuyucusunda belgeyi normal şekilde okur, arar ve izin verdiyseniz yazdırır.

Parolayı unutursanız

Unutulan bir parola kurtarılamaz; bu, şifrelemenin amacıdır. Parolasız asıl dosyayı güvenli bir yerde saklayın ya da parolayı bir parola yöneticisine kaydedin. Parolası bilinen bir dosyanın korumasını kaldırmak için PDF şifre kaldırma aracını kullanabilirsiniz.

Bu araç tamamen tarayıcınızda çalışır: PDF dosyanız okunur, işlenir ve sonuç yine cihazınızda oluşturulur. Dosya, parola ya da dosya adı hiçbir sunucuya gönderilmez; sayfa açıldıktan sonra internet bağlantısını kesseniz de araç çalışmaya devam eder. Bunu kendiniz doğrulamak isterseniz Nasıl emin olabilirim? sayfasındaki uçak modu ve tarayıcı Ağ sekmesi yöntemlerini deneyebilirsiniz.