Word'de Dilekçe Yazarken UDF İçin Dikkat Edilecekler

Neden Word'de yazıp UDF'ye çevirmek?

Birçok avukat dilekçeyi UYAP Doküman Editörü yerine Word'de yazmayı tercih ediyor: şablonlar orada, yazım denetimi ve izlenen değişiklikler orada, editörün donup yazılanı kaybettiği günlerin anısı da taze. Sorun, Word'deki belgeyi editöre taşırken başlıyor: kopyala-yapıştırda kalın ve italik kayboluyor, tablolar dağılıyor, hizalar kayıyor. Word UDF çevirme aracı belgeyi kopyala-yapıştırla değil yapısını okuyarak çevirdiği için bu kayıpların çoğunu önler. Yine de UDF, Word'den çok daha sade bir biçimdir; bazı Word alışkanlıkları UDF'de karşılık bulmaz. Bu rehber, dilekçeyi baştan UDF'ye uygun yazmanız için pratik ipuçları veriyor.

Sayfa ayarları

Belgeye başlamadan önce sayfa ayarlarını UDF'nin desteklediği şekilde yapın:

• Kâğıt: A4, dikey. UYAP belgelerinin neredeyse tamamı bu ayardadır.
• Kenar boşlukları: UYAP Doküman Editörü'nün varsayılanına yakın olan 2,5 cm iyi bir başlangıçtır. Çok dar kenar boşlukları yazdırmada kesilmeye yol açabilir.
• Tek sayfa düzeni: UDF'de belge boyunca tek bir sayfa ayarı vardır. Word'de bölüm sonlarıyla bazı sayfaları yatay yapmak UDF'ye taşınmaz; geniş bir tabloyu ayrı bir ek belge olarak hazırlayın.

Yazı tipi

Mahkeme belgelerinde en yaygın yazı tipleri Times New Roman ve Arial'dır; bunlar UYAP Doküman Editörü'nün çalıştığı her bilgisayarda bulunur. Word'ün varsayılanı olan Calibri ise karşı tarafın bilgisayarında, özellikle Pardus'ta, bulunmayabilir ve başka bir yazı tipiyle gösterilir; bu da satır ve sayfa kırılımlarını değiştirir. Dilekçeyi yazmaya başlamadan önce Word'ün varsayılan yazı tipini Times New Roman olarak değiştirmek en kolay çözümdür. Süslü ya da el yazısı görünümlü yazı tiplerinden kaçının.

Hizalama: boşluk değil sekme

En sık yapılan hata, imza bloğunu, tarihi ya da “DAVACI : …” satırlarını boşluk tuşuna basa basa hizalamaktır. Boşlukla yapılan hizalama yazı tipi ya da punto değiştiğinde kayar; UDF'de de, karşı tarafın bilgisayarında da farklı görünür. Bunun yerine:

• Sekme durakları kullanın. Word'de cetvele tıklayarak ya da Paragraf → Sekmeler penceresinden durak koyun. Sola, sağa, ortaya ve ondalık duraklar UDF'ye aktarılır.
• İmza ve tarih bloğu için sola yaslı paragraf ve sağ sekme durağı kullanın. İki yana yaslı paragraflarda sekmeyle hizalama yapmaktan kaçının; editörün bu durumu nasıl çizdiği her zaman öngörülebilir değildir.
• Noktalı sekmeye (öncü) güvenmeyin. “Ekler ........ 3” gibi noktalı doldurmalar UYAP Doküman Editörü'nde çizilmeyebilir.
• Karmaşık hizalar için kenarlıksız tablo kullanın: taraf bilgileri, imza blokları ve iki sütunlu düzenler tabloda hiç kaymaz.

Tablolar

Tablolar UDF'ye aktarılır, ama UDF tablo özellikleri bakımından Word'den sadedir. Şunlara dikkat edin:

• Yatay hücre birleştirme (aynı satırda yan yana hücreleri birleştirmek) desteklenir.
• Dikey hücre birleştirme (alt alta hücreleri birleştirmek) UDF'de yoktur; birleştirilmiş hücre boş hücrelere dönüşür. Gerekirse tabloyu yeniden tasarlayın.
• Hücre dolgu rengi ve hücre içi dikey hizalama UDF'de yoktur; renkli başlık satırları beyaz görünür.
• Çok sütunlu tablolar dikey A4 sayfaya sığmayabilir; sütun sayısını azaltın ya da tabloyu bölün.
• Tablonun içine başka bir tablo koymaktan kaçının.

Listeler ve numaralandırma

Word'ün otomatik numaralı ve madde işaretli listeleri UDF'ye aktarılır. Harfli listeler Türk alfabesiyle sayılır: a, b, c, ç, d… Elle yazılmış numaralar (“1-”, “2-”) da sorun çıkarmaz, çünkü düz metin olarak taşınırlar. Çok düzeyli, karmaşık liste stillerinde girintiler biraz farklı görünebilir; dönüşümden sonra önizlemede kontrol edin.

Görseller

Metnin içine yerleştirilmiş (satır içi) görseller UDF'ye aktarılır ve gerekirse sayfa genişliğine sığdırılır. Metnin etrafına kaydırılmış ya da serbest konumlandırılmış görseller, şekiller, SmartArt, WordArt ve metin kutuları ise aktarılamayabilir. Logoyu ya da imza görüntüsünü eklemek istiyorsanız görseli metinle aynı satırda (“Metinle Aynı Hizada”) konumlandırın. Büyük fotoğraflar UDF'nin boyutunu artırır; delil fotoğraflarını dilekçenin içine koymak yerine ayrı ek olarak göndermeyi düşünün.

Aktarılamayan Word özellikleri

Şu özelliklerin UDF'de karşılığı yoktur ya da şu an aktarılamaz; araç dönüşümden sonra bunları uyarı olarak listeler:

• Dipnotlar ve son notlar: atıfları metnin içine ya da sonuna parantezle yazın.
• Yorumlar ve izlenen değişiklikler: çevirmeden önce bütün değişiklikleri kabul edin, yorumları silin.
• Shift+Enter ile yapılan satır kırmaları: UDF'de yeni paragraf olur.
• Üst bilgi ve alt bilgi (antet, sayfa numarası): şu an aktarılmayabilir; gerekirse editörde ekleyin.
• Sütunlu sayfa düzeni, bölüm bazında farklı sayfa yönleri ve filigranlar.

Son kontrol ve imza

Dilekçeyi .docx olarak kaydedin ve Word UDF çevirme aracına bırakın. Uyarı listesini okuyun, önizlemeye bakın. Ürettiğimiz UDF'ler UYAP Doküman Editörü 5.4.20 ile test edildi; yine de göndermeden önce editörde açıp son bir kontrol yapın. UDF'yi editörde açın, sayfa sayısını ve imza bloğunun yerini Word'deki hâliyle karşılaştırın, sonra e-imza ya da mobil imzayla imzalayın. Oluşan UDF imzasızdır; imzalamadan gönderilemez. Bu ipuçları teknik önerilerdir; dilekçenin içeriği ve şekli hakkındaki usul kuralları için kendi değerlendirmenizi yapın.

Başlıklar, paragraflar ve sayfa sonları

Mahkeme adını ortalı ve kalın yazmak, konu satırını ayırmak, paragraflar arasına boşluk koymak gibi biçimlerin hepsi UDF'ye aktarılır. Paragraflar arasına boş satır eklemek yerine Word'ün “paragraftan sonra boşluk” ayarını kullanmak, dönüşümden sonra daha tutarlı bir görünüm verir. Bir bölümün yeni sayfadan başlamasını istiyorsanız Enter'a basa basa aşağı inmek yerine Ctrl+Enter ile sayfa sonu ekleyin; sayfa sonları UDF'ye taşınır ve yazı tipi değişse bile yerinde kalır. Word'ün hazır başlık stillerinin görünümü (punto, kalınlık, hizalama) aktarılır; ancak UDF'de içindekiler tablosu gibi otomatik alanlar güncellenmez; böyle bir tablo düz metin olarak kalır. Uzun dilekçelerde içindekiler yerine kısa ve numaralı bölüm başlıkları kullanmak daha güvenlidir. Aynı belgede farklı başlık biçimleri yerine tek bir tutarlı biçim kullanmak da dönüşümden sonraki kontrolü kolaylaştırır.