E-İmzalı UDF Dosyaları: İmza Bilgisi ve Kopyanın Niteliği

E-imzalı UDF nedir?

UYAP'taki kararların, tutanakların ve dilekçelerin büyük kısmı nitelikli elektronik sertifikayla, yani e-imza kartıyla ya da mobil imzayla imzalanır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, güvenli elektronik imzanın elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurduğunu düzenler. İmzalı bir UDF bu yüzden “ıslak imzalı” bir belgenin elektronik karşılığıdır. Bu rehber imzanın dosyada nasıl durduğunu, bilgisinin nasıl okunacağını ve dönüştürülen kopyaların neden imza taşımadığını sade bir dille anlatır. Burada yazılanlar genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir.

İmza dosyanın neresinde?

Bir UDF dosyası aslında içinde birkaç parça bulunan bir ZIP arşividir (bkz. UDF nedir?). Belgenin metni ve biçimi content.xml dosyasındadır. E-imzalı belgelerde bunun yanında sign.sgn adlı bir dosya bulunur; imza buradadır. Bu dosya, elektronik imzalar için uluslararası bir standart olan CMS/CAdES yapısındadır ve şunları içerir: imzalayanın sertifikası, imza zamanı, content.xml dosyasının SHA-256 ile hesaplanmış özeti (bir tür parmak izi) ve bu özetin imzalayanın özel anahtarıyla imzalanmış hâli.

İmza yalnızca content.xml dosyasını kapsar. Heyet kararlarında ya da bilirkişi heyeti raporlarında birden çok kişinin imzası aynı sign.sgn dosyasında yan yana durur; her imza aynı içeriği kapsar.

İmza bilgisi nasıl okunur?

UYAP Doküman Editörü imzalı bir belgeyi açtığında sağ üst köşede bir kurdele simgesi gösterir; simgeye tıklayınca sertifika bilgileri görünür. Editör kurulu değilse udfpdf.com'daki görüntüleyici de aynı bilgiyi belgenin içinden okuyabilir. Belgeyi açtığınızda “e-imzalı” rozetini görürsünüz; imza bölümünde her imzacı için şu bilgiler listelenir:

• İmzalayan kişinin sertifikadaki adı ve varsa unvanı.
• Sertifikayı veren kurum (ör. Kamu Sertifikasyon Merkezi ya da bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı).
• İmza zamanı ve sertifikanın geçerlilik tarihleri.
• Kullanılan özet ve imza algoritmaları.
• Belge bütünlüğü: imzalanan içerik ile dosyadaki içerik eşleşiyor mu?
• İmza değeri: imza, dosyadaki sertifikanın açık anahtarıyla matematiksel olarak tutarlı mı?

T.C. kimlik numarası neden görünmüyor?

Nitelikli elektronik sertifikaların içinde genellikle imzalayanın T.C. kimlik numarası da bulunur. Bu kişisel bir veridir ve belgeyi okumak için gerekli değildir. Bu yüzden görüntüleyici kimlik numarasını yalnızca maskelenmiş hâliyle (ilk ve son haneler dışında yıldızlı) gösterir; tam numarayı hiçbir yere yazmaz, kaydetmez ve göndermez.

Bu bilgi neyi gösterir, neyi göstermez?

Bu bilgiler dosyanın içindeki e-imzadan okunmuştur. Belge içeriğinin imzayla eşleştiği ve imza değerinin sertifikadaki anahtarla tutarlı olduğu cihazınızda kontrol edildi; sertifika zinciri ve iptal durumu kontrol edilmedi. Bu bir resmî doğrulama değildir; resmî doğrulama için UYAP'ı kullanın. Bu açıklamayı her imza kutusunda gösteriyoruz, çünkü arada önemli bir fark var:

• Gösterir: belge içeriğinin imzadan sonra değişip değişmediği (özet eşleşmesi) ve imzanın dosyadaki sertifikayla matematiksel olarak tutarlı olup olmadığı.
• Göstermez: sertifikanın gerçekten yetkili bir hizmet sağlayıcı tarafından verilip verilmediği, imza anında iptal edilmiş olup olmadığı ve imza zamanının bağımsız bir zaman damgasıyla teyit edilip edilmediği. Bunlar internet üzerinden sertifika zinciri ve iptal listesi sorgusu gerektirir; dosyanızı cihazınızdan çıkarmama ilkemiz gereği bu sorguları yapmıyoruz.
• İçerik eşleşmiyorsa belge imzalandıktan sonra değiştirilmiş demektir. Böyle bir dosyayı UYAP'a yüklemeyin ve belgenin aslını kaynağından yeniden edinin.

Resmî doğrulama nasıl yapılır?

UYAP belgelerinin çoğunda bir evrak doğrulama kodu bulunur. Editör belgeyi yazdırırken bu kodu her sayfanın altına basar; udfpdf.com görüntüleyicisi de belgede kayıtlıysa kodu gösterir. Bu kodu UYAP'ın evrak doğrulama hizmetine girerek belgenin sistemdeki aslını görebilir ve elinizdeki çıktıyla karşılaştırabilirsiniz. Resmî bir işlemde ya da delil değerlendirmesinde esas alınması gereken yol budur.

Dönüştürülen kopyanın niteliği

İmzalı bir UDF'yi PDF'ye, Word'e ya da resme çevirdiğinizde içerik aktarılır ama imza aktarılmaz. Bunun teknik bir nedeni var: imza, content.xml dosyasının baytlarına bağlıdır; PDF ise tamamen farklı bir dosyadır ve imza onu kapsamaz. Bu yüzden ortaya çıkan dosya bir görünüm kopyasıdır.

Bu dosya bir kopyadır ve elektronik imza taşımaz. Asıl belge, e-imzalı UDF dosyasıdır. Resmi işlemlerde ve delil olarak kullanımda orijinal UDF'yi veya belgenin UYAP Evrak Doğrulama ile doğrulanabilen çıktısını esas alın. Dönüştürme sırasında biçim farklılıkları oluşabilir; önemli belgelerde içeriği orijinaliyle karşılaştırın.

PDF'ye çevirirken “UYAP doğrulama kodunu sayfa altına bas” seçeneğini açarsanız, kopyayı alan kişi belgenin aslını doğrulama koduyla kontrol edebilir.

İmzalı belgeyi düzenlemek, birleştirmek ve imzalamak

İmzalı bir belgenin içeriğinde tek bir harf değiştiğinde imza o içeriğe ait olmaktan çıkar. UYAP Doküman Editörü de değiştirilen imzalı belgelerin yeniden imzalanması gerektiğini belirtir. udfpdf.com araçları bu kuralı izler: birleştirme ya da yeniden yazma gibi içeriği değiştiren işlemlerde eski imzayı yeni dosyaya asla kopyalamaz, sonucu imzasız olarak verir ve sizi uyarır. Belgenin doğrulama kodu da değiştirilmiş dosyaya taşınmaz.

udfpdf.com imza atmaz. Bir belgeyi imzalamak için UYAP Doküman Editörü ile e-imza kartınızı ya da mobil imzanızı kullanmanız gerekir. Word, PDF ya da fotoğraftan ürettiğiniz UDF'ler bu nedenle her zaman imzasızdır.

E-imza ile mobil imza arasındaki fark

Kullanıcı açısından iki yöntem farklı görünse de sonuç aynı türden bir imzadır. E-imzada nitelikli sertifika bir akıllı kartta ya da USB belleğe benzeyen bir cihazda durur; imzalamak için kartı bilgisayara takar ve PIN girersiniz. Mobil imzada sertifika telefonunuzun SIM kartındadır; imza sırasında telefonunuza gelen bir onay ekranında PIN girersiniz. Her iki yöntemle atılan imza da UDF'nin içine aynı yapıda kaydedilir ve görüntüleyicide aynı şekilde listelenir. Hangisini kullanabileceğiniz; sertifikanızı aldığınız hizmet sağlayıcıya, operatörünüze ve editörün desteklediği yöntemlere bağlıdır. İmzalama sırasında sorun yaşarsanız sertifika sağlayıcınızın ve editörün destek kanallarına başvurun. Süreli işlerde sertifikanızın geçerlilik tarihini ve kart PIN'inizi önceden kontrol etmek, son gün yaşanabilecek sürprizleri önler.